Как планировать свое время художнику

 RSS

Post 12 of 64
Как планировать свое время художнику

Приветствую вас друзья, подписчики и гости моего блога. В одной из прошлых тем я обещал подробней осветить вопрос планирования своей работы. Ведь, не дисциплинированный стокер — бедный стокер. А чтобы чего-то добиться в рамках стоковой деятельности крайне важно планировать свою работу — план на день, месяц, год. В этом полезном деле я использую CRM сервис Worksection, собственно о нем родимом и пойдет речь в сегодняшней обзорной статье.

Worksection

На протяжении всей своей рабочей деятельности, сначала фриланс, потом стоки, меня волновал вопрос оптимизации моих трудозатрат, как планировать свое время, как сделать так, чтобы все мои мысли были не просто шумом в голове, а обретали некую осязаемую форму в виде поступков и реальных действий. Ведь все голове удержать сложно, нужен помощник на которого можно свалить все, систематизировать, разложить по полочкам а потом использовать в нужном контексте. И я понял, чтобы это стало возможным, мне нужен менеджер проектов, Я говорю не о живом человеке, а о системе.

Основными критериями моего выбора системы стали:

  • удобство
  • быстро-действие
  • наглядность,
  • и все всегда под рукой, максимум в два клика я хотел добраться до нужной мне задачи, идеи или мысли оформленной в виде заметки.

Итак представляю вашему вниманию сервис Worksection.

Функционал сервиса позволяет создавать проекты, в рамках проектов ставить задачи и подзадачи, устанавливать приоритеты на выполнение. Все гибко настраивается и привязывается к команде, ну или одному человеку, если вы работаете самостоятельно. А самое приятное, что кстати стало одним из весомых аргументов в пользу выбора данного сервиса — это интеграция системы учета платежей.

Все выше описанное очень хорошо легло на мой личный юзер кейс (способ использования) сервиса. Будучи еще фрилансером мне было удобно записывать задачи, указывать стоимость, размер авансовых платежей, плюс вести детальный почасовой учет затраченного времени и как следствие денег.

но обо всем по порядку…

Первое с чего я предлагаю начать — это познакомиться с интерфейсом программы Worksection

главная страница

Первое куда мы попадаем после авторизации — это главная страница системы Worsection. Она предназначена для того, чтобы вы как можно быстрее вошли в курс дел, ознакомились с ситуацией по всем активным проектам. Это что-то вроде обзорного листа, взглянув на который можно решать куда двигаться дальше и что актуально в текущий момент времени.

как планировать свое время

На главной странице вам видны:

  1. Все горящие (просроченные) задачи;
  2. Задачи на ближайшие дни;
  3. Пять (кол-во настраивается) последних событий каждого из активных проектов;
  4. Список всех активных проектов;
  5. Кнопка создания нового проекта.

Далее я пробегусь по ключевым разделам системы, и обозначу особенности работы каждого из них. Доступ к тому или иному разделу осуществляется через верхнее меню

ws_menu

Проекты

Раздел «проекты» позволяет пользователю видеть все свои проекты в которых он участвует.

  1. дата старта и дата завершения проекта;
  2. процент выполненных задач;
  3. потраченное время;

ws_projects

Это крайне удобно, когда вы засекаете таймером работу над каждой отдельно взятой задачей, что в перспективе позволяет вам анализировать свою продуктивность и конечно же улучшать ее, чтобы добиться более качественного результата.

Например:

Нарисовали 10 картинок в месяц. Посмотрели, сколько времени ушло на работу, и сделали выводы, что в след. месяце надо как бы чутка оптимальней планировать свое время и поднажать, чтобы нарисовать чуть больше. Так, раз за разом, соревнуясь сам с собой и со своими показателями, вы становитесь собраннее и внимательнее.

Кроме таймеров, супер-администраторы и владелец аккаунта (пользователь который на себя зарегистрировал изначально рабочий аккаунт) имеют доступ к двум, скрытым от всех остальных людей, колонкам «Бюджет и комментарии» и «Заметки».

Задачи

Раздел системы в котором собраны все задачи по вашим активным проектам. Страница организована таким образом, что вам будет очень легко отслеживать текущие задачи, даже если у вас их очень много.

ws_4

А чтобы не потеряться в «простыне» задач, вы можете использовать удобную сортировку по определенным критериям. Например, отключить видимость не актуальных задач и работать только с текущими задачами, или при планировании будущей работы, можно изучить все, что вы когда-либо заносили в рабочий список и т.д. При некотором сроке использования сервиса, думаю каждый найдет свой персональный способ использования функций которые нам предлагает разработчик.

В рамках проекта для каждой отдельно взятой задачи предусмотрено три уровня вложенности (задача, подзадача, и подзадача внутри подзадачи), в конце статьи я опишу свой повседневный юзкейс в котором покажу как можно задействовать все три уровня вложенности.

Отчеты

Раздел со сводной информацией по выполненным задачам. Позволяет анализировать затраченные ресурсы. Критериями оценки будут являться: время, деньги и кол-во завершенных задач в выбранный промежуток времени.

ws_5

Что это вам дает с практической точки зрения?

Если вы будете скрупулезно планировать свое время, фиксировать (используя таймер) каждую рабочую задачу, то в конце месяца вы сможете сумарно увидеть сколько фактически затраченного времени уходит у вас на работу. Это может дать пищу для размышления и переоценки вашего рабочего процесса. Возможно вы захотите что-то улучшить, чтобы повысить продуктивность. Вы наглядно будете видеть на что вы способны.

ws_7

Для особо искушенных товарищей, можно поставить эксперимент и засекать время которое вы тратите на интернет серфинг, социальные сети и пр., а потом сравнить сколько вы работаете, а сколько времени уходит сквозь пальцы. Думаю результат вас удивит

Едем дальше.

Если вы по мимо времени фиксируете каждую выполненную задачу в денежном эквиваленте, то спустя месяц или любой другой отчетный период, система вам выдаст сумму которую вы заработали. Такой подход подойдет тем, кто знает стоимость каждой выполненной задачи. Например я, работая в команде, знаю фиксиованную стоимость каждой нарисованной мной картинки, и мне не составляет труда отмечать каждую выполненную работу.

ws_6

Если вы фрилансер-одиночка, то и для вас есть выход. Вы можете планировать свои будущие доходы исходя из стоимости вашего рабочего часа. Если не знаете как посчитать рабочий час, я об этом писал в статье «как посчитать стоимость работы художника»

Система Worksection дает вам возможность в настройках указать стоимость раб. часа. В дальнейшем, все сводные данные в отчетной таблице будут формироваться исходя из потраченного времени, которое вы будете считать таймером. Это крайне полезная и удобная функция.

ws_8

Счета

Каждый месяц, квартал, год, да пофигу, берем любой отчетный период. Вы можете формировать счета в которые вносятся задачи, которые предварительно были оценены на ту или иную сумму.

  • Если вы студия, то таким образом удобно формировать счет к проекту и выставлять клиенту.
  • Если вы дизайнер, иллюстратор-одиночка, то счета можно использовать для подсчета некоего общего рабочего рубежа.

ws_9

Я, например, так вывожу в сводную таблицу свои доходы за месяц, и по прошествии какого-то длительного периода, скажем года, двух, могу вернуться к любому счету и посмотреть уровень доходов. Более того, могу копнуть глубже и посмотреть во сколько была оценена та или иная выполненная задача.

Удобно?

возможности системы для представителей творческих профессий

Выше я бегло рассмотрел лишь небольшую часть основных функций системы, но чтобы предупредить крики творческой братии: – «не будем мы ничего считать и писать, а хотим только рисовать! —Скрупулезный анализ, ведение проектов, подсчет работ и задач убивают музу и творчество!»

Не спешите с выводами, друзья!

Позвольте вам тезисно донести основные возможности, которые открывает система именно для людей творческих профессий, к которым я себя также причислил. Но чтобы мои доводы были логичными, я начну с представления своего пользовательского опыта взаимодействия с данным сервисом. Расскажу, как планировать свое время, и покажу, как Я — иллюстратор-стокер, использую возможности сервиса в свою пользу. А уж после вы сами решите, слушать и пробовать или «просто рисовать»

Мой юзкейс

Начинал я изучения сервиса c пробного периода сроком 1 месяц. Это время мне дало возможность оценить весь функционал системы и принять решение — буду я с ними дружить дальше или ну его на фиг. Как можно догадаться, я остался верен данному сервису и даже после пробного периода, однако ряд функциональных примочек мне не понадобились и я выбрал для себя оптимальное решение, кастомизировать под себя включенные опции и тем самым сэкономить при оплате тарифного плана.

ws_10

Написал в поддержку, мне оперативно ответили и дали согласие на мои условия. Я выбрал тарифный план «оптимальный», но сократил кол-во активных проектов до 2-х и исключил диаграмму Ганта, с ней я как-то еще не подружился. Также мне урезали кол-во включенного дискового пространства. Таким образом мне удалось вписаться в минимальную стоимость, но сохранить при этом так мне необходимый учет затраченного времени и финансов.

Сервис я сразу же разбил на два логических проекта:

  • Личные проекты
  • Работа на студийный портфель

В рамках «личных проектов» я по максимуму использую систему вложеностей одной задачи в другую. Создаю ключевые задачи и использую подзадачи.

Ключевыми задачами для меня являются основные сферы моей деятельности в которых я развиваюсь, пытаюсь планировать свое время и добиваюсь поставленных целей.

ws_11

  • Работа на стоки
  • Техническая работа над сайтом multigon.ru
  • Контент маркетинг

Что касается второго проекта (работа на студийный портфель), то там у меня подзадач практически нету, а только задачи. Задачами для меня является работа над картинками. Записал название картинки, включил таймер и понеслась. По факту завершения работы таймер выключаю, задачу закрываю, она приобретает статус «завершенная» и отображается в отчетной таблице.

Для удобства я использую так называемые метки (теги) которыми я помечаю ту или иную картинку как «базовая картинка», «симиляр».

ws_12

Если в списке одновременно открыто много задач, то теги мне позволяют отслеживать где базовые картинки, где симиляры, и выбирать (исходя из личных приоритетов) над какой задачей-картинкой я буду работать.

Как предварительно планировать свое время в рамках системы на неделю, на день.

Каждый вечер, я трачу 15 минут времени, для планирования работы на следующий день. В разделе проекты я смотрю весь список по всем проектным задачам, как рабочим так и личным. в строке с названием задачи я отмечаю дату на которую планирую выполнить задуманное и, используя цифры рейтинга, указываю приоритеты.

Пробежавшись по всему списку, обозначив числа и приоритеты, на главной странице мне открывается список, непосредственно, с теми задачами, которые были запланированы в прошлом шаге.

Итак, прихожу на работу (встаю с постели, одеваю халат и тапочки), открываю в браузере закладку с сервисом Worksection, и на главной странице сразу вижу все запланированное на день, остается приступать к работе.

Кстати, чем внимательней вы отнесетесь к планированию своего времени на следующий день, тем у вас больше шансов успеть сделать все запланированное, возможно даже больше. Ни раз в этом убеждался на собственном примере.

Еще пару слов о планировании…

Календарь

Я чуть было не забыл упомянуть о разделе «календарь». В нем можно увидеть «общую картину» за месяц. Что вам предстоит сделать а что вы уже сделали. Все задачи, согласно статусу, помечаются соответствующим цветом. В рамках календаря удобней всего планировать работу на месяц, поскольку перед вами открыты все дни, вы видите кол-во рабочих недель, кол-во выходных. В таком представлении, на мой взгляд, гораздо удобнее умозрительно представлять и фиксировать задачи которые вам необходимо будет выполнить.

ws_calendar

Для стокера «календарь» может стать не заменимым инструментом в планировании работы над картинками праздничной тематики. Вы можете в рамках календаря отметить все необходимые праздники, настроить даты и никогда не забывать о начале работы над той или иной праздничной темой в течении всего года.

Если мы заговорили о календаре-стокера, то в вопросе планирования своего времени я рекомендую использовать ресурс m-rank.net чтобы брать на вооружение ключевые праздничные даты, там они публикуются.

Напоследок

Сервис Worksection активно развивается, функционал допиливается, администрация проекта прислушивается к пользователям, оперативная служба поддержки, все это я пишу не ради красного словца, и за рекламу мне никто не заносил ;) просто в рамках рунета мне, как человеку искушенному в тайм-менеджменте, организации и оптимизации своих трудозатрат, крайне тяжко было найти сервис, который бы в большей степени удовлетворял мои требования.

Если вы решите попробовать в своей работе данный сервис, то начать предлагаю:

  1. с регистрации в системе
  2. После, изучите краткое руководство пользователя

Я искренне надеюсь, что представленный обзор был интересен, а самое главное, полезен. А вы в своих повседневных рабочих и личных задачах какими сервисами пользуетесь, поделитесь своим опытом и эмоциями в комментариях, для меня это будет также ценно и полезно.

Menu